Comment établir une facture en comptabilité ?

La facturation est un des postes les plus importants dans une entreprise. Mais, si vous n’avez pas d’expert-comptable, il faut connaître les bases de la comptabilité pour établir une facture en bonne et due forme. Cela vous évitera de commettre certaines erreurs qui peuvent impacter vos résultats. Vous ne savez pas comment établir une facture en comptabilité ? Nous allons vous aider au travers de cet article.

L’importance des factures en comptabilité d’entreprise

La saisie des factures peut vite devenir une tâche fastidieuse que vous souhaitez repousser. Et pourtant ! La facturation est un incontournable de la comptabilité d’entreprise. Elle permet de retracer tous les mouvements financiers de l’entreprise par un suivi régulier des factures entrantes (achats de marchandises) et sortantes (vente client ou prestations de services).

C’est grâce à ces dernières que seront justifiés tous les revenus de la structure. Elles doivent également être enregistrées dans une base comptable pour le calcul du montant de la TVA déductible. Pour éviter les oublis, il vaut mieux enregistrer ses factures au fil de l’eau.

Émission d’une facture : comment bien faire ?

Si vous ne faites pas appel à un cabinet comptable, vous devez émettre et enregistrer vos factures vous-mêmes. Il s’agit de passer des écritures comptables, de préférence dans un logiciel de facturation.

Prenez garde à ne pas vous tromper, car cela pourrait avoir de lourdes conséquences fiscales sur votre entreprise. Un bon logiciel de comptabilité proposera des paramètres visant à un bon niveau d’automatisation.

Vous pourrez ainsi créer une facture proforma (modèle de facture) en fonction des différents types de factures (vente, prestation de service, facture d’acompte, facture électronique, etc.), mais aussi des trames en fonction des ventes et achats récurrents. Ces processus vous seront d’une grande aide et vous feront gagner un temps précieux tout en vous évitant de faire des erreurs.

Quand établir une facture ?

La règle stricte est d’établir une facture dès qu’une vente a été réalisée (facture client) ou qu’un achat a été réceptionné (facture fournisseur). Mais, rares sont les services comptables qui suivent cette recommandation à la lettre.

Il est généralement coutume de saisir les factures journalièrement ou de façon hebdomadaire dans le cadre d’une tâche à part entière. Quel que soit votre mode de fonctionnement, mettez en place des rappels afin de ne pas passer à côté des échéances mensuelles ou trimestrielles de déclaration de TVA.

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Les règles de facturation

Une facture en comptabilité doit avant tout être légalement conforme avant d’être émise. Voici les mentions légales qu’une facture document devra comporter :

  • La mention de « facture » doit figurer sur le document ;
  • Une numérotation chronologique doit être attribuée ;
  • La date d’émission de la facture doit apparaître ;
  • La date de livraison ou de réalisation de la vente doit être mentionnée ;
  • La date de paiement doit être précisée ;
  • Pour une facture d’achat, le nom ou la raison sociale ainsi que l’adresse du vendeur doivent figurer en en-tête ;
  • Le numéro SIREN, RCS et ville d’immatriculation du vendeur (le cas échéant) également ;
  • Pour une facture de vente, le nom et l’adresse du client doivent être mentionnés ;
  • Une dénomination précise de chaque article ou de chaque prestation sera détaillée ;
  • La quantité commandée pour chaque article ou prestation sera précisée ;
  • Les prix unitaires HT de chaque article seront listés ;
  • Les prix unitaires TTC également ;
  • Le montant de la TVA et le taux de TVA applicable seront inscrits ;
  • Les numéros de TVA intracommunautaire du vendeur et de l’acheteur devront apparaître sur la facture.   
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