Sommaire de l'article
L’organisation de webconférences séduit de plus en plus d’entreprises, particulièrement depuis la crise sanitaire mondiale. C’est effectivement une solution digitale pratique, qui facilite le management d’équipe, les formations et les réunions à distance. Grâce à cet outil collaboratif, vous pouvez gagner en temps et en efficacité. Il peut également réduire vos dépenses relatives aux réunions de travail. Il est essentiel d’optimiser l’efficacité des webconférences. Découvrez alors nos astuces pour profiter pleinement des différents avantages de la visioconférence.
Déterminez les objectifs de la webconférence et établissez un programme
Exactement comme les réunions en présentiel, une webconférence doit aussi être organisée en amont. Les règles restent les mêmes, il est important de définir les objectifs de la webconférence et d’en informer tous les participants en avance. Cela permettra à tout le monde de se préparer et de recueillir toutes les informations nécessaires pour assurer les échanges durant la réunion. Vous gagnez ainsi du temps durant la visioconférence et vous réduisez les moments de flottements. La durée des échanges sera aussi maîtrisée. Vous pouvez déterminer les questions à poser et tous les points à aborder.
Pensez à bien structurer la webconférence en établissant un programme que vous respecterez durant la réunion à distance. Il est même possible de choisir un modérateur en avance qui se chargera de l’animation de la réunion, et de distribuer un temps de parole à chaque participant. Pour mobiliser l’attention de tous les participants et booster leur motivation, privilégiez les réunions courtes.
Louez un studio de TV webcast pour une conférence en direct
La webconférence a pour objectif d’optimiser et de faciliter le travail collaboratif. Elle se doit donc d’être efficace pour engager les participants, favoriser les interactions et fixer la concentration. La qualité de votre organisation aura une influence directe sur l’image de votre entreprise.
Pour sortir de l’ordinaire, vous pouvez miser sur des idées captivantes comme la location d’un studio de TV webcast. Comme on peut le voir sur https://www.studio-live-streaming.com, il est possible d’organiser une conférence en haute définition en direct pour booster votre audience.
Cette solution est largement plus efficace que le recours aux plateformes comme Zoom ou Skype.
- il est possible de personnaliser la déco du studio à l’image de votre entreprise. Cela améliorera votre crédibilité,
- vous proposez une expérience plus immersive aux participants en tournant le live dans un cadre professionnel,
- c’est un concept plus original pour attirer l’attention des collaborateurs. Évidemment, il va falloir compléter cette expérience avec un sujet intéressant et captivant,
- l’interaction sera au rendez-vous grâce à la qualité des échanges spontanés en temps réel. L’image, le son ou la lumière sont ainsi des détails à ne pas négliger, car ils peuvent faire toute la différence.
Vous l’aurez compris, repenser les visioconférences peut vous permettre de vous démarquer, mais c’est surtout un moyen de faire grimper le taux d’engagement de tous les participants.
Envoyez des invitations et des rappels
La réussite de votre webconférence dépendra également de la présence de tous les participants ciblés. Voilà pourquoi vous devez veiller à les informer en avance. Il est alors capital de définir une date et une heure précises à communiquer. Envoyez-leur des invitations le plus tôt pour leur faire part de la réunion à distance. Cela leur permettra de bien se préparer, et de se renseigner sur le sujet à aborder durant la visioconférence. Lorsque le jour-J approche, n’hésitez pas à envoyer des rappels. Des outils intelligents peuvent vous aider à gagner du temps grâce à l’automatisation de cette tâche. De cette manière, vous serez certain que tout le monde sera présent le jour de la conférence.
Après la webconférence, assurez le suivi
Le suivi suite à la réunion à distance est aussi une étape fondamentale à ne pas sous-estimer. Bien qu’il soit possible de prévoir un temps pour conclure tous les points abordés, cela n’est pas forcément suffisant.
Nous vous conseillons donc d’établir un compte rendu écrit, récapitulant les différentes informations à retenir durant la réunion. Ce dernier pourra être envoyé par mail à tous les participants, ou être mis à disposition dans un document partagé afin que tout le monde puisse y avoir accès. Ce récapitulatif écrit va permettre à chacun de revoir les lignes importantes à tout moment pour tenter de mieux comprendre en cas de confusion.
Le suivi est également une occasion parfaite pour analyser l’efficacité de votre stratégie et de vos outils. Vous pouvez améliorer les choses pour les prochaines webconférences.
La clé d’une conférence à distance réside dans une bonne organisation en amont, et dans le choix d’outils performants et de sujets captivants.
