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La création d’une entreprise n’est pas chose aisée. Lorsqu’on y parvient, l’expansion et la pérennité de la firme constituent une tâche bien plus périlleuse. Elles nécessitent la symbiose de diverses stratégies censées répondre au mieux à la réalité appréhendée de son environnement. Cet article présente le rôle et l’évolution d’un ensemble de techniques réunies sous le vocable « processus » permettant à l’entreprise de mieux relever ses défis.
Processus en entreprise : de quoi s’agit-il ?
De manière générale, un processus en entreprise est une démarche qui consiste à schématiser la succession des activités de l’entreprise, afin de produire un résultat (produit délivré au client) aux moyens de ses éléments de base (personnel, équipement, matériels, informations).
De façon pratique, un processus s’apparente à une boite noire qui transforme, grâce au travail et au capital, des éléments extérieurs à la société en leur attribuant une valeur ajoutée. Si les processus en entreprise ont souvent été jonchés de goulots d’inefficience, on observe ces dernières années de nouvelles solutions permettant aux firmes d’améliorer leurs processus.
En effet, la digitalisation des processus, le machine learning et l’intelligence artificielle sont des techniques mélioratives des processus en entreprise. Grâce à la numérisation, de nombreux éditeurs comme Blueway, Avanteam… proposent des solutions de digitalisation des processus permettant aux entreprises d’atteindre plus aisément le résultat attendu.
En résumé, les processus en entreprise visent à définir une suite optimale des activités d’une firme, permettant à celle-ci d’être efficiente. Au fil des ans, de nombreuses solutions, notamment informatiques, sont apparues pour faciliter la mise en œuvre des processus.
Les types de processus en entreprise
Après la création d’une entreprise, il faut porter une attention particulière aux différents processus intégrés pour assurer son développement. À cet effet, on peut retrouver 3 types de processus dans une société. Chacun regroupe une classe particulière de services de l’entreprise.
Les processus métier
Encore appelés processus de réalisation ou processus opérationnels, ils regroupent l’ensemble du personnel, du matériel, des tâches, intégré dans la chaine de valeur de la firme. Concrètement, c’est un ensemble d’activités qui reposent sur des actions connexes et ordonnées, aboutissant à un résultat prédéterminé par l’organisation. Ce résultat étant lui-même orienté vers la satisfaction du client.
Selon qu’ils sont accomplis par une personne physique ou essentiellement par une technologie, on distingue respectivement les processus métier manuels et les processus métier automatisés. En somme, un processus métier est un transformateur actif lors de l’amélioration d’un système, d’une activité, d’une mission que l’organisation juge révolue.
Les processus support
Les processus support sont chargés d’apporter les ressources nécessaires (matérielles et immatérielles) au bon déroulement des autres processus (métier et management).
Ces processus regroupent, d’une part, la gestion des ressources humaines chargée de mettre à la disposition de l’entreprise du personnel compétent, au vu des taches identifiées. D’autre part, ils gèrent la comptabilité et la finance permettant de fournir aux autres processus les ressources financières indispensables à leurs mises œuvre.
Par ailleurs, les processus de support prennent en compte la charge administrative liée. De plus, contrairement aux processus métiers, leurs objectifs finaux portent sur les services de production internes à l’entreprise.
Les processus management
Les processus de management sont des processus d’analyse et de conception des objectifs de la firme. Ceux-ci se concentrent autour du pilotage de la démarche qualité des produits de l’entreprise en vue d’une amélioration continue.
De manière générale, leur finalité est de mieux organiser les processus de métier, afin d’assurer la performance de ceux-ci. Pour ce faire, ils doivent concilier les objectifs de toutes les ressources utilisées dans ces processus avec les objectifs de l’entreprise. Ils sont de ce fait, les garants des stratégies de la société : marketing, production, approvisionnement, etc.
Les étapes d’un processus en entreprise
De manière sommaire, un processus d’entreprise se décline en 3 étapes : la cartographie, la modélisation et le pilotage continu.
La cartographie
C’est l’étape de l’identification des processus. Elle consiste à relever leurs interactions et à opérer une représentation graphique de tous les processus liés par des liens logiques d’information, de matière ou de production.
Son but est de faciliter la compréhension globale du fonctionnement de l’entreprise. De ce fait, la cartographie des processus met en exergue l’organisation de la société de l’identification de son marché jusqu’au consommateur final. C’est un outil indispensable dans la mise en œuvre du SMQ (système de management de la qualité).
N’ayant pas de formalisme préétabli, une cartographie doit surtout correspondre au message que l’on souhaite transmettre. En règle générale, on juge de la réussite d’une cartographie par sa capacité à répondre aux préoccupations des collaborateurs.
La modélisation
La modélisation des processus repose sur la représentation de chaque processus sous forme d’un flux d’activités. Elle permet d’améliorer l’organisation de la société grâce à un agencement des activités de celle-ci sous forme de cartographie.
C’est l’une des étapes les plus complexes dans l’élaboration des processus. Elle nécessite une vue d’ensemble et une certaine abstraction du modélisateur afin de représenter de la meilleure manière possible la réalité que l’entreprise souhaite implémenter. Ainsi, la modélisation débute par la collecte d’un maximum de données pertinentes sur les processus. Des données qui dépendent de l’activité métier et de l’objectif pour l’essentiel.
Le pilotage et l’amélioration continue
Ici, il s’agit de mettre en place une politique permettant aux processus de rester flexible pour s’ajuster en permanence et de manière efficace aux défis de ces processus. Concrètement, cette étape entraine, la mise en place d’un dispositif de pilotage qui implique :
- une orientation stratégique de l’entreprise,
- une répartition claire des rôles et de la responsabilité,
- une culture de l’entreprise orientée vers le travail coopératif et le client,
- un dispositif de surveillance des processus,
- l’implication des acteurs à tous les niveaux.
Il faut noter que ce dernier point traduit la particularité des processus en entreprise. Il fait passer les entreprises d’un management hiérarchique à un management transversal.
L’importance de la digitalisation des processus
La numérisation est un moyen idéal pour l’entreprise d’optimiser ses processus. Elle s’inscrit dans une dynamique de transformation numérique des organisations.
Elle assure des gains de productivité, la réduction des coûts et des délais de travail, en optimisant quasiment toutes les tâches répétitives au sein de l’entreprise. Grâce notamment :
- à l’apport des technologies numériques,
- à des workflows prédéfinis,
- à l’automatisation.
En ce qui concerne les ressources humaines, elle permet d’accorder aux salariés une autonomie et de confier une partie de la gestion du personnel aux collaborateurs. Cela leur permet de mieux se réaliser, d’épouser facilement la vision de la société et donc de s’impliquer davantage dans les objectifs de celle-ci.
