Comment choisir le lieu de son séminaire d’entreprise ?

Organiser et réussir un séminaire représente un véritable défi pour toutes les entreprises. En effet, il ne suffit pas seulement d’avoir un concept innovant ou des objectifs clairement définis pour réussir une telle activité. Le choix du cadre dans lequel elle va se tenir est tout aussi déterminant. Afin de trouver le cadre idéal pour son atelier, plusieurs critères sont à prendre en compte. Voici quelques conseils utiles pour vous aider à trouver le lieu idéal pour votre séminaire d’entreprise.

Choisir un lieu adapté aux objectifs du séminaire

Si vous recherchez un lieu idéal pour votre séminaire, ce dernier doit forcément cadrer avec le thème et les objectifs du séminaire. Le choix de la ville est également un élément important, surtout si vous souhaitez réunir une équipe commerciale réparties sur plusieurs lieux en France. Une ville comme Rennes sera par exemple plus accessible en train qu’une ville comme Vitré.

Vous devez également connaître avec précision le type de séminaire que vous souhaitez organiser. S’agit-il d’un atelier de renforcement, d’intégration, de formation ou de lancement d’un produit ? La réponse à ces questions pourra vous aider dans la sélection du cadre approprié.

S’il s’agit par exemple d’un séminaire de formation, une salle de réunion avec tout le confort nécessaire serait idéale. S’il s’agit plutôt d’un team building, un vaste espace où pourraient s’organiser des activités sportives, culturelles ou artistiques serait le meilleur choix.

Tenir compte des besoins techniques et logistiques pour choisir

C’est un critère déterminant à prendre en compte dans le choix du lieu du séminaire. En effet, plusieurs éléments sont à considérer à ce niveau. Il s’agit tout d’abord de la taille des espaces disponibles. Vous devez considérer l’effectif des participants pour choisir une salle suffisamment spacieuse et confortable. Prenez soin d’explorer les différentes configurations de la salle (table en épi, en U, en conférence, etc.).

La pièce doit nécessairement disposer de chaises et tables confortables et bien agencées pour fluidifier la circulation. Outre ces commodités techniques, la salle doit également disposer d’un éclairage bien adapté et d’un bon système d’aération.

L’autre élément déterminant à ne pas négliger dans le choix du cadre est la disponibilité du matériel technique indispensable pour le bon déroulement de la formation. Il s’agit notamment des dispositifs de sonorisation, de vidéo projection, du wifi, des papiers flip chart et autres.

Privilégier l’accessibilité du cadre

Si vous voulez garantir la réussite de votre séminaire d’entreprise, vous devez nécessairement assurer l’accessibilité du cadre aux participants. Vous devez donc prêter une attention particulière à la sélection de la zone géographique de sorte que la localisation ne représente aucune difficulté pour les participants. Assurez-vous également que l’accès au cadre de l’atelier prenne en compte l’optimisation des coûts de transport et d’hébergement.

Prenez également soin de vous assurer que le lieu du séminaire est accessible à toutes personnes, y compris celles qui ont un handicap. L’important est de trouver un cadre assez pratique et fonctionnel. C’est donc pour ces nombreuses raisons qu’il est conseillé de démarrer l’organisation d’un séminaire plusieurs semaines à l’avance afin de n’oublier aucun détail.

Se renseigner sur les services de restauration

Il est vrai que la majorité des espaces offrent des services de restauration sur place. Néanmoins, cela ne doit pas vous empêcher de vérifier la qualité des services proposés. Malgré cela, n’hésitez pas à explorer plusieurs options afin de couvrir au mieux les besoins alimentaires des participants. Un lieu idéal qui ne dispose pas d’un service de restauration constituera un véritable échec pour l’organisation du séminaire.

Établir un budget pour l’organisation du séminaire

Sans un budget bien défini, il ne pourra pas y avoir de séminaire réussi. Afin d’éviter que cette situation arrive, faites un point des ressources disponibles pour l’organisation du séminaire. Cela vous permettra de mieux orienter votre sélection de sites.

Chaque site que vous allez retenir doit nécessairement rester dans la fourchette du budget prévu. Qu’il s’agisse de la location du cadre, du matériel, du transport, de l’hébergement, de la restauration et autres, tout doit être passé au crible pour l’élaboration du budget global. Vous devez également prévoir un budget pour les imprévus.