L’externalisation de la paie est une solution que de nombreuses entreprises envisagent à mesure que leur effectif augmente. Entre la gestion des obligations légales, la veille réglementaire et la complexité croissante des bulletins de salaire, la question du seuil de rentabilité se pose naturellement. Mais à partir de combien de salariés externaliser la paie commence-t-il vraiment à devenir intéressant pour une tpe ou une pme ? Voici un tour d’horizon complet sur ce sujet qui préoccupe de plus en plus les responsables administratifs et dirigeants.
Pourquoi s’interroger sur le seuil de rentabilité de l’externalisation de la paie ?
Face à la charge administrative que représente la gestion de la paie, beaucoup d’entreprises se tournent progressivement vers l’externalisation en faisant appel à Rouge Hexagone, prestataire paie pour entreprises françaises. Cette démarche vise avant tout à optimiser le temps consacré aux tâches chronophages, tout en sécurisant le processus grâce à l’intervention de spécialistes en externalisation de la paie.
Cependant, basculer d’une production interne à l’externalisation de la paie a un coût. Cela soulève donc une interrogation essentielle : à partir de quel nombre de salariés cette transition commence-t-elle à peser favorablement dans la balance des charges et bénéfices ? L’objectif étant de déterminer le véritable seuil de rentabilité de l’externalisation de la paie.
Quels sont les coûts à considérer dans la comparaison internalisation/externalisation ?
Pour évaluer avec précision l’opportunité de confier la paie à un prestataire externe, il s’avère nécessaire de mettre cartes sur table concernant toutes les dépenses liées à l’internalisation et à l’externalisation. Il ne suffit pas seulement de regarder la facture du prestataire, mais bien de mesurer tous les postes de coûts et de comparer objectivement ceux-ci.
L’analyse doit porter aussi bien sur les dépenses visibles (abonnement au logiciel, tarifs d’un cabinet spécialisé) que sur celles, souvent cachées, de la gestion en interne (temps salarié, formations continues, risques d’erreur, etc). Ce bilan global permet de mieux situer le fameux seuil à partir duquel la rentabilité de l’externalisation de la paie apparaît concrètement.
Les principaux coûts de l’internalisation de la paie
Pareil choix implique notamment :
- Le salaire et les charges sociales du collaborateur chargé de la paie ;
- L’achat et la maintenance d’un logiciel de paie ;
- La formation régulière pour suivre la législation ;
- Le temps consacré à la veille sociale et au contrôle des déclarations ;
- La gestion des éventuelles erreurs ou contrôles URSSAF.
Chaque point devient rapidement chronophage et coûteux, surtout en cas de turn-over ou face à une réglementation mouvante. Ces détails, souvent sous-estimés, pèsent lourdement dans la réflexion globale autour de la rentabilité de l’externalisation.
Les coûts liés à l’externalisation de la paie
Recourir à un spécialiste engendre principalement :
- Des frais fixes par bulletin traité ;
- Des prestations complémentaires éventuelles (attestations, gestion administrative spécifique, etc.) ;
- Parfois des frais annexes liés à la transmission des éléments variables ou à certaines intégrations logicielles.
Néanmoins, ces coûts de l’externalisation apportent davantage de clarté dès le départ. Ils permettent aussi de mutualiser le risque d’erreur (voir notre article sur les informations à ne pas oublier pour une fiche de paie) pour une tpe ou une pme où chaque problème peut rapidement entraîner un surcoût administratif.
Nombre de salariés : quel est le seuil de rentabilité de l’externalisation ?
En général, le calcul du seuil de rentabilité dépend de l’organisation existante et du marché. Certains experts estiment qu’au-dessus de 10 à 15 collaborateurs, externaliser commence réellement à devenir avantageux sur le plan financier. Pour une tpe de 2 ou 3 salariés, la rentabilité de l’externalisation se discute davantage, car le montant mensuel demandé par les prestataires peut représenter un investissement plus conséquent au regard du chiffre d’affaires généré.
Dès lors que la barre des 10 salariés est franchie, les économies réalisées sur l’internalisation (logiciels, temps passé, risques d’amendes…) rendent l’option outsourcing nettement plus séduisante. Le seuil peut varier selon les spécificités des conventions collectives, la complexité des bulletins, ou encore le taux de renouvellement du personnel.
TPE : externalisation de la paie, une bonne idée ?
Pour une très petite entreprise, gérer la paie en interne paraît parfois simple, mais la réalité montre que le moindre accroissement d’effectif peut créer des complications imprévues. Externaliser la paie offre alors une tranquillité d’esprit intéressante, même si le gain strictement financier reste limité juste sous le cap des 10 salariés.
Dans certains secteurs exposés à de multiples règles (travail temporaire, saisonnalité), passer par un expert prend rapidement du sens, surtout pour éviter sanctions et redressements. La question doit donc être étudiée au cas par cas, en tenant compte du degré de variabilité des éléments de paie à traiter.
PME : à partir de quand le passage devient pertinent ?
Pour une pme, l’arbitrage bascule plus clairement. Un volume mensuel supérieur à dix fiches de paie rend vite laborieuse la production faite maison. Déléguer cette mission permet de recentrer les fonctions RH sur des thématiques à plus forte valeur ajoutée comme la gestion des carrières, la formation ou l’accompagnement managérial.
Le gain en matière de productivité, allié à la diminution des incertitudes réglementaires, justifie généralement le recours à l’externalisation dès que l’équipe évolue au-delà d’un certain effectif. Les coûts de l’externalisation deviennent alors inférieurs aux sommes englouties par la gestion artisanale de la paie et l’ensemble des tâches annexes.
