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À l’instar de la carte d’identité d’un individu, l’extrait Kbis est le relevé identitaire d’une entreprise. Il renseigne les tiers et les collaborateurs sur les informations essentielles de la société. Ce document important peut subir des changements postérieurs à la création de l’entreprise pour un certain nombre de raisons.
À quel moment actualiser son extrait Kbis?
L’extrait Kbis peut être modifié dès le moment où un quelconque changement des mentions portées sur cet extrait est effectué. Autrement dit, au fur et à mesure que l’entreprise subit une restructuration, cela doit être notifié sur le Kbis. Il en est ainsi puisque le Kbis doit comporter des informations actuelles et justes sur l’entreprise. Il fournit surtout aux partenaires commerciaux des éclaircissements sur l’entreprise, leur permettant ainsi de faire de bons choix de collaboration.
Par exemple, lorsqu’une entreprise décide de déménager et de transférer son siège social, un changement d’adresse sur le Kbis doit avoir lieu. Cette modification doit en effet être portée à la connaissance de tous grâce à la mise à jour du Kbis.
Les modifications entraînant la mise à jour de l’extrait Kbis
Les changements qui donnent lieu à une actualisation du Kbis concernent surtout la modification de :
- la dénomination sociale de la société ou de son sigle,
- la forme juridique de la société,
- la situation géographique du siège social,
- l’augmentation du montant du capital social,
- l’adresse du gérant de la société.
La modification d’autres éléments tels que la durée d’existence de la société et son objet social doit être mentionnée sur l’extrait Kbis. De même, si vous changez l’emplacement de votre établissement principal, il faudra le préciser sur le Kbis.
Quelle est la procédure à suivre pour le changement de l’extrait Kbis ?
La décision de changement des statuts d’une société précède la modification de l’extrait Kbis. À cette étape, les associés et actionnaires doivent tenir une assemblée générale extraordinaire (AGE) pour décider des changements à effectuer dans l’entreprise. La décision de modifier le Kbis doit être prise par la même occasion et reportée sur un procès-verbal.
Il importe de noter que la démarche d’approbation des décisions en assemblée générale s’effectue en fonction de la forme juridique de la société. Pour une SARL, il faut atteindre un quorum des actionnaires ou associés pour procéder aux délibérations. De plus, la majorité des voix est exigée pour valider les décisions prises lors de l’assemblée générale extraordinaire.
Pour ce qui est des SAS, les conditions de prise de décision sont librement définies par les statuts de la société.
En ce qui concerne une SNC, la modification du Kbis n’est possible qu’après le consentement de tous les actionnaires ou associés. Cependant, pour une EURL, seul l’associé unique est habilité à établir un PV pour valider la modification de son Kbis.
Une fois la décision validée, les changements apportés au Kbis doivent être diffusés dans un journal d’annonces légales (JAL) portant avis de modification du Kbis. L’entreprise doit ensuite introduire une demande d’inscription modificative auprès du registre du commerce et des sociétés (RCS). Pour finir, le dossier de rectification contenant le PV doit être déposé auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Après analyse des pièces du dossier, le tribunal fournira à l’entreprise l’extrait modifié du Kbis.