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Factures, courriers administratifs et communiqués, les entreprises reçoivent et émettent différents types de documents qui portent des tampons commerciaux. Ce sont des marques professionnelles qui permettent d’identifier la société sur le plan juridique. Quand et où utiliser le tampon ? Quelles sont les informations qui doivent y figurer ?
Quelles informations commerciales doivent figurer sur le tampon d’une entreprise ?
Le tampon est un outil encreur portable utilisé par les entreprises pour transposer des informations sur les documents. Il est aussi connu sous le nom de cachet d’entreprise, tampon encreur, mention obligatoire ou tampon d’entreprise. Le but de l’utilisation de cet outil est de donner une valeur juridique à tous les documents émis par la société.
Légalement, pour que le tampon soit valable, l’estampe encrée doit comporter :
- le nom de l’entreprise,
- l’adresse complète de la société,
- la forme juridique de la société,
- le numéro SIRET,
- le code APE.
Le nom de l’entreprise mentionné est celui qui figure sur tous les documents officiels et factures. Il ne doit pas être confondu avec le nom commercial. Pour l’adresse, veuillez inclure toutes les informations importantes, y compris la région et le code postal valide. Concernant la forme juridique, vous pouvez accompagner cette mention du capital social pour les SARL et SAS. Le numéro d’identification, quant à lui, est immédiatement suivi de la ville dans laquelle est établi le siège social pour plus de précisions.
Comme il est possible de le voir sur ce site, les micro-entrepreneurs et les auto-entrepreneurs ne sont pas obligés de mettre toutes les informations précédentes sur le cachet. Ils ont besoin des noms et prénoms, du lieu d’activité, du numéro d’identification et, si possible, de l’APE ou du RCS.
Quant aux professions libérales réglementées (notaires, avocats, médecins…), les informations spécifiques relatives à l’activité doivent être mentionnées.
Quand et où utiliser le cachet ?
Le tampon encreur professionnel est utilisé strictement dans le cadre des activités liées à l’entreprise. À la fois compact et de petite taille, il peut servir partout où le besoin se fait sentir. Vous pouvez donc l’emporter au cours d’un voyage professionnel, à un dîner d’affaires ou à la maison pour finaliser une tâche. L’essentiel est que son utilisation ne soit pas à but personnel. Cependant, si vous devez effectuer des déplacements avec cet outil d’identification professionnelle, il est important d’assurer sa sécurité. Les personnes malintentionnées peuvent s’en servir pour falsifier des documents au nom de la société.
En ce qui concerne les domaines d’utilisation de cet outil, on s’en sert principalement pour identifier la société, délivrer des factures ou crypter des fichiers et des dossiers.
Identification de votre entreprise
Le but de la création d’un tampon encreur est d’identifier les documents de la société. Il s’agit entre autres des courriers internes, des communiqués, des notes de service, des recommandations… Que ce soit en interne ou à l’extérieur, la présence d’une telle marque fait référence à la société.
Le tampon est un symbole d’authentification propre à chaque structure. On pose en général le cachet sur un document pour signaler qu’il est approuvé par l’entreprise.
Délivrez vos factures et cryptez vos fichiers
Deux types de cachets sont nécessaires sur une facture. Il y a celui qui mentionne le statut « PAYE » et le second qui comporte toutes les informations importantes pour identifier la société concernée. Le public accorde une attention particulière à ces deux marques sur les factures. De même, vous devez identifier vos devis par un tampon pour prouver leur crédibilité.
Les cachets sont aussi des solutions intéressantes pour crypter des dossiers administratifs en interne. Ainsi, vous pouvez créer différents codes spécifiques pour classer les dossiers selon leur sensibilité.
Comment créer un tampon professionnel ?
Pour créer votre tampon encreur professionnel, nous vous conseillons de passer une commande sur l’un des sites spécialisés en ligne. Ils possèdent l’expertise dont vous avez besoin pour concevoir votre cachet selon la réglementation sans déborder de votre budget. Vous pouvez opter pour une livraison express en 24 h en cas d’urgence.
Pour ce qui est de la gamme, vous avez le choix entre diverses options de montures. Vous pouvez choisir les modèles en plastique recyclé qui présentent un bon niveau d’esthétique et une bonne résistance. Fiables, ils sont aussi très solides pour convenir à tous les besoins. Il existe également des tampons en bois et en métal qui répondent également à toutes les exigences en matière de qualité. Les coûts de fabrication diffèrent selon les fabricants et le type de tampon. Pour les modèles sophistiqués, comptez plus de 50 €.
Pour faire un meilleur choix, tenez compte de l’utilisation que vous souhaitez en faire. Il existe par exemple des tampons spécifiques pour le textile. Ils permettent de poser des marques durables sur les chaussures, vêtements, sacs… De nombreuses sociétés y ont recours pour identifier leurs productions. Vous pouvez même acheter un tampon dateur pour vos documents internes.
Après l’acquisition du tampon encreur, il est toujours préférable de se procurer quelques accessoires qui accompagnent son utilisation. Il s’agit en particulier de flacons d’encre, de plaques de remplacement, de cassettes d’encrage et bien d’autres.
Les avantages d’utiliser un tampon encreur professionnel
Même si le tampon professionnel n’est pas imposé par la loi française, son utilisation augmente la crédibilité des sociétés qui s’en servent. Sur le marché, les documents marqués par un cachet sont plus appréciés. De plus, les partenaires commerciaux préfèrent s’associer aux sociétés en qui ils peuvent avoir confiance. Il peut donc être plus utile de marquer les devis et factures avec un cachet original plutôt que de les renseigner avec des informations manuscrites.
D’un autre point de vue, l’utilisation du tampon encreur est très pratique dans le cadre professionnel. Étant donné qu’il contient déjà les informations nécessaires liées à la société, vous n’êtes plus obligé de reprendre les mêmes informations sur chaque document. Cela vous fait gagner du temps.
Pour bénéficier pleinement des avantages du tampon professionnel, évitez que l’encre coule ou déborde au point de créer des taches sur le document. Choisissez également le bon format ainsi que le bon modèle et assurez-vous que les informations du cachet soient à jour et parfaitement lisibles.
