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Document attestant d’une transaction commerciale, la facture constitue un justificatif comptable. Elle revêt une valeur juridique et permet au professionnel qui l’a émis d’exercer des droits à la TVA s’il le faut. La facture est donc d’une importance capitale dans la gestion financière d’une entreprise et sa relation avec la clientèle ainsi que les fournisseurs éventuellement. Depuis des lustres, elle se conçoit sur papier. Mais elle est appelée à évoluer au gré de l’avancée technologique. La facture électronique a ainsi vu le jour il y a quelques années. Déjà utilisée partiellement, elle tend à se généraliser. Si vous jouez un important rôle dans la direction d’une organisation commerciale, cet article vous concerne. Découvrez-y tout ce qu’il y a lieu de savoir sur la facture électronique !
Ce qu’est une facture électronique
La facture électronique est tout simplement la version numérique de la facture classique (sur papier). Elle comporte donc toutes les mentions réglementaires obligatoires qui doivent figurer sur ce type de document. Autrement dit, elle a la même valeur du point de vue juridique que celle en format papier. Sa création implique l’usage d’outils informatiques. Il faut distinguer la facture électronique à proprement parler de la facture dématérialisée, bien que les deux se ressemblent. La première se crée de bout en bout de manière numérique alors que la seconde existe d’abord en format papier avant d’être dématérialisée.
Plus clairement, une facture dématérialisée est une facture imprimée puis scannée (et souvent mise en format PDF) pour être transférée par voie électronique. Par contre, une facture électronique ou e-facture se conçoit, se transmet et se reçoit en version numérique. L’usage de la facture électronique prend davantage de l’ampleur dans le monde de l’entreprise, notamment dans les opérations entre professionnels. Sur les marchés publics, cela constitue déjà une exigence. En tant que chef d’entreprise, pensez à la production de factures numériques si tel n’est pas encore le cas.
La mise en œuvre de la facturation électronique
L’application de la facturation électronique dans une entreprise, c’est tout un processus. Une structure qui a longtemps fait usage de factures en papier doit procéder à une transition de ce point de vue. À l’instar d’AGC2V-Expertise, des spécialistes de la comptabilité s’avèrent utiles pour cela. Bien informés des obligations réglementaires et des technologies applicables, ils accompagnent les entreprises dans la production de factures électroniques. Ils sont en mesure de vous aider à appréhender les mécanismes allant dans ce sens.
Il faut souligner qu’il existe trois principaux types d’acteurs incontournables dans la mise en œuvre de la facturation électronique, à savoir :
- le PPF (Portail Public de Facturation) ;
- les OD (Opérateurs de Dématérialisation) et
- les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires).
Le PPF recueille les informations de factures électroniques au profit de l’administration fiscale. Les entreprises peuvent y bénéficier de services relatifs à l’e-reporting (collecte de données de facturation) et l’e-invoicing (échange des factures). Pour leur part, les OD sont censés offrir des prestations liées à la dématérialisation des factures et l’automatisation des tâches y afférentes. Ils sont utiles pour l’édition des factures aux formats requis tels que CII, Factur-X et UBL et les transmettre au PPF. Les OD s’avèrent également importants pour récupérer, valider et payer des factures.
Les PDP jouent des rôles similaires et sont indiquées aux entreprises qui ont un historique de factures au format EDI. Il est possible pour un professionnel de se connecter directement au portail public de facturation ou de passer par l’un des deux autres types acteurs. Si le service comptable est externalisé, le cabinet concerné devra se charger des opérations relatives à la facturation électronique. Quoi qu’il en soit, en vue d’appliquer ce mode de facturation, il faut sensibiliser les clients et les employés à la nouvelle pratique.
Les obligations liées à la facturation électronique
Les pouvoirs publics ont pris la décision d’imposer la généralisation de factures électroniques dans le monde de l’entreprise de façon progressive. Ainsi, à compter du 1er janvier 2020, les fournisseurs qui investissent les marchés publics ont l’obligation de se conformer à cette pratique. En amont, depuis le 1er janvier 2017, toutes les structures publiques sont censées pouvoir recevoir des factures électroniques à partir de Chorus Pro.
Si vous voulez conclure un contrat avec l’État, une collectivité locale ou un établissement public, assurez-vous de pouvoir appliquer la facturation électronique. Les transactions entre entreprises sont aussi soumises à des obligations en termes de facturation électronique. Un calendrier est mis en place en 2021 pour la généralisation de la pratique. À titre d’illustration, à partir du 1er juillet 2024, tous les professionnels concernés doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. À compter de la même date, les grandes entreprises sont censées pouvoir transmettre ce type de factures.
Dès le 1er juillet 2025, les entreprises de taille intermédiaire doivent aussi être capables d’émettre des factures électroniques. Enfin, les microentreprises, petites et moyennes entreprises, doivent leur emboîter le pas à partir du 1er juillet 2026. Il est prévu qu’une phase pilote se déroule entre janvier et juin 2024. Le but est de tester le dispositif global de facturation électronique en situation réelle. En somme, la disparition des factures en papier dans les prochaines années semble inévitable. Prenez alors vos précautions pour éviter d’être surpris à ce propos.
Les avantages de la facturation électronique
La numérisation de la facturation n’est pas qu’une contrainte pour les professionnels. Elle est aussi avantageuse. L’État a opté pour ce mécanisme principalement dans le but de lutter efficacement contre la fraude fiscale. Pour les entreprises, la facturation électronique permet, entre autres, de simplifier les déclarations fiscales. À travers le portail public de facturation, les procédures relatives à ces dernières s’effectuent en quelques clics. La facturation électronique participe aussi à l’optimisation des activités comptables. Grâce à l’automatisation du traitement des factures, par exemple, vous gagnez du temps.
En effet, vous pourrez envoyer les factures aux clients le plus tôt possible et limiter un tant soit peu le risque de retard de paiement. L’usage de solutions numériques favorise la centralisation des données financières de l’entreprise. Les différentes pièces comptables se retrouveront ainsi au même endroit et en sécurité. La production de factures électroniques a aussi l’avantage d’éviter au maximum les erreurs de saisie. En définitive, cela permet de réduire le coût de la gestion des factures.
