Les achats dans une entreprise : tout connaitre sur le processus

Bouleversée par les nouvelles tendances et le progrès que rencontrent les grands processus des entreprises, la fonction d’achats est passée en quelques années de fonction support, autrement dit, une activité de gestion qui n’est pas vraiment au cœur du métier, en fonction stratégique. À cause de son nouveau statut au sein de l’entreprise, un renouveau dans le processus d’achats était nécessaire, d’où l’introduction du processus Source-to-Pay. Découvrez avec nous la fonction d’achats, ainsi que le processus qui l’accompagne.

En quoi consiste la fonction d’achats dans une entreprise ?

Pour le bon déroulement des activités d’une entreprise, la fonction d’achats fait en sorte que les matières premières et composantes dont les autres services ont besoin sont disponibles. Elle s’occupe donc de procurer ces essentiels en s’assurant qu’ils soient livrés dans les temps, mais aussi qu’ils soient conformes à ce qui a été demandé dans le cahier des charges.

Les objectifs de la fonction d’achats dans une entreprise

Comme mentionné auparavant, la fonction d’achats est primordiale au bon fonctionnement de l’entreprise. Elle a comme objectifs :

  • La réduction des couts d’achats ;
  • L’amélioration des services qu’offrent les fournisseurs ;
  • Faire attention à l’apparition de problèmes d’approvisionnement.

Le processus achats Source-to-Pay dans une entreprise

Pour répondre aux attentes des entreprises qui ne cessent de grandir, le processus Source-to-Pay est une solution complète qui englobe toutes les tâches de la fonction d’achats, en allant de la recherche des fournisseurs jusqu’à la réception de la commande.

Il est divisé en 2 sous processus : le Source-to-Contract et le Procure-to-Pay.

Le sous processus Source-to-Contract

On entend par Source-to-Contract l’ensemble des activités que l’entreprise doit respecter pour améliorer l’agilité, la visibilité et la continuité de la fonction d’achats. Le S2C repose sur 7 étapes d’achat nécessaires au pilotage stratégique.

La première étape de ce processus est la mise en place d’une stratégie, qui consiste à obtenir une vision globale du plan d’achats. On y utilise de nombreux outils pour effectuer une étude de l’environnement de l’entreprise et la cartographie de ses achats.

On passe ensuite à la rédaction du cahier des charges qui englobera les besoins fonctionnels et techniques, ainsi que les critères d’analyse des fournisseurs.

La 3ème étape est le sourcing, qui est une manière de mettre en place une étude de marché. C’est suite à cette étape que vient celle du lancement de l’appel d’offres. Les fournisseurs qui s’intéressent au contrat que propose l’entreprise envoient leur réponse, avec des offres de service, rapidement et en assurant la qualité des prestations.

Suite aux réponses obtenues, il y a une sélection des offres les plus intéressantes pour passer à l’étape suivante qui est la négociation. Son but est de réussir à trouver un compromis avec le fournisseur qui pourra réaliser les objectifs de l’entreprise en termes d’économie. Une fois les négociations terminées, la sixième étape consiste à signer les contrats avec des clauses juridiques précises pour légiférer d’éventuels futurs litiges.

La dernière étape est celle du pilotage de la performance, l’entreprise s’assure que les fournisseurs effectuent des performances compatibles aux contrats signés, et veille que l’amélioration soit continue.

Le sous-processus Procure-to-Pay

Ce processus s’occupe de la partie demande et réception des achats, on y trouve 5 étapes phares. Les employés sont sollicités lors de la première étape d’expression des besoins, ils sont amenés à remplir des demandes selon une procédure établie par l’entreprise. Les besoins sont exprimés en demandes qui seront évaluées lors de la seconde étape selon des critères de validité.

Si la demande est validée, une commande est passée aux fournisseurs lors de la troisième étape.

Une fois la commande prête, la quatrième étape est déclenchée, puisqu’elle consiste à effectuer la réception des achats, puis à gérer ses stocks. Enfin, l’entreprise règle ses fournisseurs si elle juge que ses achats sont aux normes avec le contrat et la facturation.

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