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Ressources humaines, compatibilité, traitement de la facturation et des relances, gestion des mails et des appels, gestion documentaire, gestion des enquêtes de satisfaction… Autant de tâches administratives font partie intégrante de la gestion d’une entreprise, quelle qu’en soit la taille. Comme on le sait parfaitement, elles se révèlent aussi fastidieuses que chronophages, d’autant plus que la valeur ajoutée qu’elles présentent est faible. Elles sont pourtant toutes aussi cruciales les unes que les autres. Vous ne pourrez en aucun cas vous en passer.
La gestion administrative vous permet de vous conformer à la loi en vigueur et à vos objectifs stratégiques. Tout cela rend l’intervention d’un assistant administratif pertinente. Voici les bonnes raisons qui expliquent pourquoi ce dernier peut constituer un atout de taille pour le pilotage de votre entité.
Assistant administratif : quel est son rôle ?
C’est un professionnel qui s’apparente à un « couteau suisse » du fait de sa grande polyvalence et de son panel de compétences particulièrement enrichi. Il peut s’agir d’un homme ou d’une femme et est à distinguer du secrétaire administratif dont le rôle se limite aux opérations de secrétariat. Qu’il travaille sur site ou en freelance, un assistant administratif est habilité à encadrer l’ensemble des tâches courantes garantissant le bon fonctionnement d’une entreprise. Il joue par conséquent un rôle central dans sa bonne gestion. On peut scinder ses missions en plusieurs catégories :
- secrétariat : gestion, appels téléphoniques, accueil des visiteurs, établissement de courriers administratifs, suivi de la messagerie électronique…,
- gestion administrative : gestion des pièces comptables, suivi de la trésorerie, gestion de la facturation, rapprochement bancaire, gestion de formalités, assistance à la direction…,
- gestion documentaire : tri, classement et archivage des documents administratifs, rédaction et envoi de contrats et devis, numérisation des courriers quotidiens, rédaction de comptes rendus…,
- digitalisation : scan et impression, utilisation d’une multitude de logiciels et applications, mises à jour du site internet…
À tout cela peuvent s’additionner d’autres tâches selon les besoins spécifiques de la société délégante. En vous rapprochant d’une enseigne spécialisée, vous découvrirez tout ce qu’il faut savoir sur l’assistance administrative ainsi que sur les compétences et le savoir-faire requis pour ce type de poste.
Il vous simplifie la vie et vous permet de vous développer sans encombre
Motivées par leur envie de faire des économies, bon nombre d’entreprises gèrent l’exhaustivité de leurs tâches administratives. Pourtant, l’internalisation peut les empêcher d’atteindre leur plein potentiel et de tirer leur épingle du jeu dans un environnement très concurrentiel. Elles sont contraintes de supporter elles-mêmes les formalités et charges administratives découlant de leur activité. Ces dernières vont par conséquent surcharger leur quotidien et ralentir leur croissance.
Un assistant administratif vous fait gagner du temps
En disant oui à l’intervention d’un assistant administratif externe, vous pourrez vous décharger du poids administratif qui pèse quotidiennement sur vous. Chaque mission hautement stratégique va enfin passer au rang des priorités et vous pouvez y octroyer davantage de temps. En d’autres termes, le professionnel délégataire vous donne la possibilité de vous recentrer sur votre cœur de métier et donc sur votre développement. Vous, autant que vos collaborateurs, pouvez mettre à profit tout votre potentiel puisque vous n’avez plus à mener de front une multitude de tâches simultanément. Toute l’équipe dispose d’une marge de manœuvre plus conséquente pour booster sa productivité.
Il optimise la partie administrative de votre activité
Vos activités administratives s’optimisent par la même occasion, car elles sont entre de bonnes mains. L’assistant administratif va dans un premier temps diagnostiquer minutieusement votre processus de gestion administrative. Lors de cette étape, il vous fait profiter d’un regard aussi critique que nouveau sur celui-ci. Les résultats de cette évaluation lui permettent de formuler des solutions sur mesure permettant de l’améliorer en permanence.
Son expertise vous évitera par ailleurs bien des erreurs tout en vous garantissant une régularité administrative. Vous pouvez en tirer parti pour être plus réactif face aux demandes des clients, prestataires et fournisseurs.
Il garantit flexibilité et coûts maîtrisés
L’autre avantage que revêt l’intervention d’un assistant administratif tient à la flexibilité certaine qui rime avec. Elle ne vous engage pas sur la durée. Elle n’a lieu que quand vous en avez le plus besoin, par exemple chaque fois que vous êtes face à un pic d’activités. Il vous suffit de contacter le professionnel pour bénéficier de toutes ses compétences. Vous ne facturez que les heures travaillées. Ce gain de flexibilité est d’autant plus important si vous êtes micro-entrepreneur.
Nous pouvons ajouter à tout cela la maîtrise des coûts. Le prestataire vous aide à optimiser vos dépenses et vous permet de réduire les charges liées au recrutement interne. Vos collaborateurs, de leur côté, deviennent plus productifs et dégagent un maximum de temps pour accroître votre chiffre d’affaires.
Vous saurez à l’avance combien les services d’un assistant administratif vous coûteront. Il n’y aura aucun coût caché. Quoi qu’il en soit, bien qu’ayant un coût, le recours à une assistance administrative constitue un investissement intéressant. Les avantages en découlant vous garantissent un ROI relativement important.
Il apporte son soutien à la direction et veille à ce que tout soit bien organisé
Comme nous l’avons déjà évoqué, l’assistance à la direction figure parmi le panel de services qu’un assistant administratif propose à l’entreprise délégante. Il aide et soulage le directeur en le déchargeant d’une multitude d’opérations administratives. Ce dernier peut ainsi se concentrer sur l’essentiel : les relations avec les partenaires, les clients, le développement commercial…
L’assistant administratif s’occupe aussi bien de l’ouverture et du scan des courriers. Il gère de surcroît le secrétariat, de même que le classement et l’archivage. Le même professionnel est habilité à gérer en plus la permanence téléphonique ainsi que l’agenda du directeur. On note outre la prise de rendez-vous, l’office management, le suivi des fournitures de bureau, la veille documentaire, la gestion budgétaire, etc. Le prestataire fait en sorte que tout soit organisé et se déroule à merveille. Pour la direction, son intervention est avantageuse à bien des niveaux.
Il faut savoir qu’un assistant administratif à toutes les cartes en main pour aider le directeur à compenser ses faiblesses. Ce dernier peut alors en profiter pour gagner en efficacité dans le pilotage de l’entité. Qui plus est, le professionnel peut l’assister lors des prises de décisions stratégiques. Il est en mesure de l’aider à digitaliser certaines tâches, sans oublier les conseils opérationnels qu’il lui prodigue au quotidien. C’est un allié sur lequel il peut compter en toutes circonstances.
Il saura optimiser la gestion du personnel et vous garantir une meilleure organisation
La gestion du personnel se révèle indubitablement déterminante pour le développement de votre société. Un assistant administratif peut s’en occuper puisqu’elle relève de ses compétences. Il intervient de ce fait dès l’intégration d’une nouvelle recrue dans votre entreprise. Il met à profit tout son savoir-faire et toute son expertise lors des embauches et intégrations. On note également la rémunération, l’évaluation des collaborateurs, les entretiens annuels d’évaluation, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences…
Le même professionnel saura aider le service RH à trouver les bons profils pour des postes différents, à les faire évoluer et à les fidéliser. Il est en plus habilité à encadrer l’ensemble du personnel. Un assistant administratif peut faire en sorte que l’organisation de la vie en entreprise soit infaillible afin de permettre aux salariés et aux différents services de collaborer efficacement. Le rôle qu’il joue au sein de votre entité lui permet par ailleurs d’être le premier point de contact pour de nombreuses personnes en interne.
Comment trouver et embaucher le meilleur assistant administratif pour votre entreprise ?
Peu importe la raison qui vous pousse à faire intervenir un assistant administratif, vous avez tout intérêt à sélectionner votre prestataire avec soin. Pensez d’abord à dresser un bilan de vos besoins et bien sûr des différentes tâches que vous souhaitez déléguer. Il est ensuite question de fixer le montant maximum que vous pourrez allouer aux services recherchés. N’oubliez pas d’anticiper les imprévus. Basez-vous sur ces informations pour déterminer le bon profil à recruter et qui pourra vous prêter main-forte dans votre entreprise.
Pour le trouver, vous n’avez qu’à vous orienter vers une plateforme spécialisée dans l’assistance administrative dédiée aux entreprises. C’est un site web qui s’appuie sur un large réseau d’assistants sélectionnés pour leur expertise, leurs compétences, leur professionnalisme… Il peut ainsi vous rapprocher du meilleur professionnel pouvant s’aligner sur vos besoins.
Un conseiller se charge dans un premier temps de définir vos besoins et détermine en conséquence les compétences techniques dont vous aurez besoin. Il tient en plus compte de votre zone géographique. Votre conseiller établit par la suite un devis détaillé et transparent. Ce dernier n’est autre qu’une estimation basée sur l’expertise du prestataire qui vous convient.
Après que vous l’ayez validé, votre conseiller mobilise son réseau d’intervenants pour vous trouver l’assistant administratif le plus pertinent. Le professionnel ainsi sélectionné sera opérationnel sous 48 heures en général. Tout au long de l’intervention du prestataire, il vous sera possible de moduler les interventions, à la baisse comme à la hausse. Vous pourrez même y mettre un terme quand vous le souhaitez. Vous êtes toutefois tenu de transmettre un préavis d’information au moins deux jours à l’avance.
