La dématérialisation des factures fournisseurs pour gagner en productivité

La dématérialisation des factures fournisseurs va plus loin que l’envoi des factures par courriel. Elle implique un véritable système de comptabilité. Elle permet de convertir les factures papiers en factures numériques. Cependant, outre cette spécificité, elle aide à gagner en productivité et faire des économies. Voici ce qu’il convient de savoir sur cet acte administratif et ses avantages.

La dématérialisation des factures fournisseurs permet de gagner en productivité

La dématérialisation des factures fournisseurs permet de mettre en place un véritable système de comptabilité. Ceci aide à automatiser l’envoi des factures fournisseurs en PDF avec signature électronique ou en format EDI (Echanges de données informatisées). Cet acte administratif a sans doute un impact positif sur le rendement de vos équipes et la productivité.

Il permet de réduire les tâches chronophages concernant l’établissement de la facture papier, les taux d’erreurs et les oublis de paiement. En outre, il assure une très bonne fiabilité de vos opérations et donne à votre entreprise une forte image professionnelle. Ainsi, vous effectuez le paiement de vos fournisseurs à temps, ce qui augmente leur confiance en vous.

La dématérialisation des factures fournisseurs donne également la possibilité à vos employés chargés de la comptabilité de travailler de partout. Il en est ainsi à cause des outils informatiques qui favorisent la mobilité et le télétravail. En conséquence, il n’y a plus cessation de travail en cas de confinement, de perte de productivité et de retard de paiement. Il convient de préciser que la dématérialisation des factures fournisseurs n’est rendue possible que grâce au système OCR. Il s’agit de la reconnaissance optique des caractères.

Les avantages financiers et écologiques de la dématérialisation des factures fournisseurs

En dehors de la productivité et l’efficacité qu’elle permet de gagner, la dématérialisation a d’autres avantages au niveau de la gestion des factures fournisseurs. Grâce à cette procédure, vous réduisez à 5 jours le temps mis pour faire une facture papier qui était de 14 jours. Cela entraîne par ricochet la baisse du coût de traitement de facture. Il vous coûte désormais cinq fois moins cher que la saisie à la main.

De plus, votre entreprise participe à la protection de l’environnement. En effet, si toutes les sociétés en Europe optaient pour cette solution écologique, elles réaliseraient une énorme économie en une année. Ainsi, 5,4 milliards de kWh, de 13 milliards de litres d’eau et 12,6 millions de végétaux seront conservés chaque année. L’avènement de la crise sanitaire mondiale a aussi permis d’envisager une transformation digitale « obligatoire » dans le traitement des factures fournisseurs.

Des solutions permettant d’aboutir à la dématérialisation des factures fournisseurs

Aujourd’hui, différentes solutions permettant d’effectuer la dématérialisation des factures fournisseurs s’offrent aux entreprises. Il s’agit notamment de la solution basique. Elle consiste à scanner les factures papier et les transmettre par courriel. Toutefois, cette solution n’est pas efficiente. Les entreprises peuvent aussi opter pour la solution OCR facture fournisseur. Elle aide à saisir des informations d’une facture au format PDF en utilisant la reconnaissance optique des caractères.

Cette méthode rend éventuellement la recherche textuelle facile. Enfin, la facturation par voie électronique s’offre aux entreprises. Cette solution est la plus complète dans le processus de dématérialisation des factures fournisseurs. Elle utilise le système EDI et est plus avantageuse et rentable pour les entreprises.

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