Pour les petites comme pour les grandes entreprises, la gestion de la facturation est un processus très important qui requiert une grande attention. En effet, cela constitue la base même du développement d’une structure. Une bonne gestion de la facturation est indispensable non seulement pour la compatibilité de votre entreprise, mais aussi du point de vue fiscal. Autrement dit, une mauvaise gestion de vos factures pourrait avoir d’importantes retombées sur votre société et son activité. On vous dit tout sur la gestion de la facturation au sein des entreprises et sur la meilleure solution à mettre en place pour faciliter ce processus.
Quelles conséquences si vous gérez mal vos factures ?
Une mauvaise gestion de vos factures peut avoir un impact considérable sur votre entreprise, et ce, à différents niveaux.
Des sanctions
D’un point de vue légal, la facturation est obligatoire pour chacune des transactions effectuées dans le cadre de votre activité. Le non-respect de cette règle vous expose au paiement d’une amende équivalente à 50 % du montant n’ayant pas été facturé. Le même principe s’applique pour les factures erronées. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est conseillé aux entreprises d’utiliser un outil efficace pour établir les factures.
Comme on peut le voir sur le site Fasty Invoices, un logiciel de facturation performant pourrait parfaitement répondre à vos besoins. L’outil vous permet de créer vos factures, mais aussi de les gérer convenablement. Par ailleurs, les entreprises sont tenues de conserver leurs factures sur une période donnée (6 mois au moins). Au cours de cette période, vous devez être en mesure de présenter ces documents à l’administration fiscale en cas de besoin. Autrement, le paiement d’une amende peut vous être également imposé.
Un impact considérable sur le bon fonctionnement de l’entreprise
En dehors du fait que ce processus soit obligatoire pour toute structure, la gestion de la facturation est cruciale pour le bon fonctionnement de votre entreprise. En effet, cela constitue la base de la comptabilité générale de votre société. Ce document est ce qui permet de constater une prestation ou une vente réalisée par votre entreprise. C’est aussi à partir de vos différentes factures que votre bilan annuel peut être établi.
Il en est de même pour la déclaration de la TVA. En cas de litige, les factures peuvent de plus servir de preuve d’une transaction devant un tribunal. Une bonne gestion de ces documents est donc primordiale. De plus, la gestion des factures vous permet de bien suivre votre trésorerie. Il s’agit en effet d’une excellente façon de connaître les sources d’entrée et de sortie de votre argent. Enfin, une bonne gestion des devis et factures permet d’éviter les retards de paiement et de garder une relation saine avec les fournisseurs. Cela est indispensable pour que votre entreprise bénéficie d’une bonne réputation.
Passez à la facturation dématérialisée
La dématérialisation des factures est de plus en plus adoptée par les entreprises. Que vous soyez un professionnel du bâtiment, de la logistique ou de n’importe quel autre domaine, vous pouvez opter pour une facturation dématérialisée. Elle consiste à remplacer la totalité ou seulement une partie de votre processus actuel par un processus automatisé avec la production de documents numériques. Les factures dématérialisées doivent respecter certaines règles pour être valables d’un point de vue légal. Tout comme les formats de factures classiques, elles peuvent être traitées, enregistrées et classées.
La dématérialisation des factures présente de nombreux avantages. Notez avant tout que ces documents numériques offrent les mêmes garanties que les factures sur support papier, tant qu’ils répondent aux conditions de validité, à savoir l’authenticité de l’émetteur du document, la certification du contenu et la lisibilité de la facture. Si votre document numérisé respecte ces différents critères, il est aussi valable que n’importe quelle facture en version papier.
Un autre avantage de la dématérialisation des factures réside dans le fait que cette solution permet de réduire les coûts. En effet, il ne vous sera plus nécessaire d’investir dans du papier et autres fournitures. De même, la dématérialisation de la facturation réduit de manière considérable les délais de traitement, puisque tout est digitalisé. Pour finir, ce mode de gestion de la facturation renforce la traçabilité des opérations et la satisfaction client. Vous l’aurez compris, la digitalisation des factures est fortement recommandée aux professionnels.
Comment choisir un bon logiciel de facturation ?
Le choix d’un logiciel de facturation ne se fait pas au hasard. Il faut tenir compte de certains critères pour trouver le meilleur outil.
L’organisation comptable de la société
L’organisation comptable de votre entreprise est le tout premier critère à prendre en compte au moment du choix de votre logiciel de facturation. Il est question de savoir si l’entreprise va se charger elle-même de la gestion de sa comptabilité ou si elle envisage d’externaliser cette fonction. Si vous prévoyez de vous occuper en interne de ce processus, nous vous recommandons d’opter pour une solution tout-en-un.
Pour les petites structures, un logiciel de facturation accompagné d’un logiciel de comptabilité fera l’affaire. Pour les grandes structures, il vous faudra un logiciel de gestion commerciale embarquant les fonctionnalités d’un logiciel comptable. Si l’entreprise désire en revanche externaliser le processus comptable, un simple logiciel de facturation devrait suffire.
Les fonctionnalités
Les fonctionnalités d’un logiciel de facturation varient d’un programme à un autre. Il est par conséquent important de prendre en compte ce facteur. Assurez-vous que votre logiciel soit en mesure de générer des devis personnalisables et paramétrables. De même, vérifiez que l’outil favorise la gestion client avec la création de fiches clients et les différents paramétrages nécessaires. De plus, le suivi des règlements (encaissement client), l’édition de factures respectant la législation et la visualisation du tableau de bord sont autant d’autres fonctionnalités utiles.
La compatibilité de l’outil avec votre logiciel de comptabilité
Avec certains logiciels de facturation, toutes les données enregistrées sont systématiquement transformées en écriture comptable, puis intégrées à la comptabilité. Cela peut se faire de manière automatique depuis le programme de facturation, ou bien de façon manuelle. Cette fonctionnalité vous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’éviter de commettre des erreurs.
L’ergonomie du logiciel de facturation
L’ergonomie fait partie des critères sur lesquels vous ne devez pas faire l’impasse. En effet, le programme doit être clair et intuitif pour les utilisateurs. L’interface doit être le plus simple possible pour simplifier l’utilisation et la navigation doit être fluide. Pour en avoir la certitude, n’hésitez pas à tester le programme avant l’achat. Profitez alors de la période d’essai pour tester le programme et essayer toutes les fonctionnalités. Enfin, vérifiez les possibilités de personnalisation de votre logiciel de facturation. Il est en effet important que vous puissiez ajouter le logo de votre entreprise, modifier la police ou procéder à d’autres modifications.
Comment former vos employés au logiciel de factures ?
Si vous choisissez un logiciel de facturation, vous devez veiller à ce que vos employés maîtrisent à la perfection l’outil. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle il est conseillé de choisir un programme peu complexe et donc facile à prendre en main. Ainsi, les utilisateurs auront moins de difficultés à en faire usage. Pour former vos employés au logiciel de facturation, vous pouvez faire intervenir l’éditeur ou faire appel à un spécialiste. Pour ce qui est de l’organisation proprement dite de la formation, il est préférable de le faire quelques semaines avant le déploiement du programme. N’hésitez pas à programmer plusieurs sessions pour un apprentissage progressif.
Pour finir, nous vous conseillons de prévoir un guide utilisateur pour faciliter l’utilisation du logiciel. Si certaines entreprises se contentent de dispenser une formation ou de fournir un guide, il est recommandé de faire les deux. Pour résumer, chaque entreprise, petite ou grande, doit accorder une attention particulière à la gestion de sa facturation afin de garantir un meilleur fonctionnement de la structure. Pour plus de praticité, optez pour la dématérialisation des factures.
