Suivi de trésorerie : les 3 points clés pour la réussir

La comptabilité peut être un véritable casse-tête et c’est une activité qui requiert une grande capacité de concentration. Ainsi, vous pourrez gérer les dépenses, tout en consultant vos prévisions sur l’année. C’est un peu étourdissant, mais rassurez-vous, on a des astuces pour vous simplifier la vie sans être perdu dans vos comptes. 

Utilisez un logiciel de gestion de trésorerie

Le plus simple est de faire appel à un logiciel de gestion de trésorerie afin de vous aider dans le suivi de vos encaissements et des diverses dépenses qui vous incombent.

Synchronisez avec votre banque et vos outils comptables

Concernant ces logiciels, il en existe plusieurs dont Microsoft Excel, portail bancaire ou encore Irma. Grâce à ces outils, vous pouvez suivre l’évolution de vos comptes et de la trésorerie. Puisque oui, la trésorerie n’est pas ce qui se trouve sur vos comptes bancaires personnels. C’est un capital qui appartient à une association ou une entreprise et qui doit être alloué à ses dépenses de fonctionnement. 

Choisissez un outil intelligent qui prédit les dates & échéances

Chacun de ces outils est efficace tout seul, mais n’hésitez pas à en utiliser plusieurs pour avoir accès à plusieurs options variées. Certains se synchronisent avec vos comptes, d’autres non. Certains font des prévisions alors que d’autres vous proposent la mise à jour en temps réel. L’idéal est de trouver un outil comme Excel qui vous permettra de faire des prévisions, mais avec un calendrier intégré et des échéances accompagnées de rappel. Vous devez synchroniser votre application de calendrier avec les dates dont vous disposez. Des logiciels de calendrier professionnel existent en ligne. 

Ne soyez pas spectateurs, agissez (et restez à jour)

Parce que gérer une trésorerie ce n’est pas juste s’asseoir sur de l’argent et le regarder vieillir, il faut être acteur de son flux. C’est-à-dire que vous allez faire de beaux tableaux pour prévoir les variations dans les comptes, le nombre de clients, les décaissements, etc. 

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Mettez à jour votre plan de trésorerie en ajustant vos devis

Les prévisions sont très bien pour donner un cap à l’entreprise avec des objectifs de vente précis. Cependant, le marché est ce qu’il y a de plus changeant. C’est pourquoi il est important de s’informer quant aux futurs changements. Il est aussi crucial de savoir s’adapter pour modifier vos prévisions et adopter un nouveau plan prévisionnel.

Mais, s’adapter au marché, ce n’est pas juste le surveiller de loin, vous devez essayer de vous y imposer et ajuster vos prix pour cela si nécessaire. Que ce soit pour éliminer la concurrence ou répondre à une forte demande, jouer avec ces prix peut s’avérer très lucratif. 

Catégorisez vos opérations et suivez votre budget

La clef pour ne pas se perdre et de classer vos opérations. Pour cela, vous avez deux types d’opérations. La première est l’encaissement qui comprend : 

  • Les factures faites aux clients
  • Les crédits bancaires utilisés
  • Vos apports personnels ou d’investisseur

La deuxième partie, un peu moins agréable, concerne les décaissements, et donc tout ce que vous devrez payer pour votre entreprise : 

  • Les fournisseurs et prestataires externes
  • Le personnel
  • Le loyer des locaux
  • Les emprunts bancaires
  • Les opérations de maintenances ou nettoyage 
  • Les impôts et taxes liées à votre activité (TVA)

De cette manière, vous pouvez faire votre budget annuel avec une idée claire de la marge qu’il vous reste après avoir payé toutes les charges

Relancez vos clients pour tenir vos prévisions

Relancez vos clients vous permet également de savoir où ils en sont de leur côté et vous maintenez aussi un contact avec eux. Il est primordial qu’ils vous payent en tant et en heure pour que vos prévisions se réalisent. S’ils sont en retard sur leur paiement, vous pouvez leur envoyer une relance classique, sans être trop insistant. En revanche, dès qu’ils arrêtent de vous répondre, ou qu’il ne vous donne pas de visibilité sur les paiements à venir, optez pour l’envoi d’une relance en recommandé.

Attention à ne pas relancer un client tant que la date de paiement n’est pas dépassée. C’est vous qui choisissez vos délais de paiement, si vous avez un besoin urgent de liquidité, changez vos délais, et demandez des paiements à réception de la facture plutôt qu’en fin de mois.

Anticipez votre plan de trésorerie

On n’insistera jamais assez sur ce point, dans le monde des finances, il est crucial de s’informer des différents changements et ouverture de marché. Tout est une question de timing, mais comme rien n’est sûr à 100 %, il faut toujours avoir un plan de secours. Benjamin Franklin disait lui-même “Ne pas se préparer, c’est se préparer à échouer”. 

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N’oubliez pas d’ajouter vos opportunités futures

Prévoyez vos décaissements, mais voyez encore plus loin en vous renseignant sur les nouvelles tendances du marché et de potentielles ouvertures. Vous pourriez anticiper une future demande grâce à un savoir-faire en vogue ou des matériaux que d’autres entreprises ne travaillent pas. On sait aujourd’hui que les entreprises qui ont anticipé le virage majeur de l’arrivée massive d’internet et de la digitalisation sont aujourd’hui beaucoup mieux placées que leurs concurrents qui n’avaient pas anticipé ces changements. 

Suivez quotidiennement les évolutions

Chaque jour, pensez à vérifier vos comptes ou demander un bilan régulier à votre comptable. Il pourra vous expliquer si vos comptes sont dans le rouge ou pas, et quels sont les axes d’amélioration à apporter.

S’il y a bien une autre évolution à suivre, c’est celle de votre marché. On ne le répètera jamais assez, mais le marché change au quotidien, à toute heure du jour et de la nuit, le monde de la finance ne dort jamais. Et, c’est vrai, il est forcément l’heure de l’ouverture de la bourse ailleurs dans le monde.

Selon votre secteur d’activité, il pourrait même changer d’une seconde à l’autre, comme pour les crypto-monnaies. Il faut donc se tenir informé de toutes les opérations en cours tout en gardant un œil sur les vôtres. Il ne vous sera pas très utile de savoir que de nouvelles techniques ont été créées si vous êtes déjà en retard sur vos commandes.

Vous ne pouvez pas autoriser la formation de vos employés si l’usine est en surrégime. Prévoir les évolutions, c’est aussi préparer son entreprise à recevoir des commandes en masse ou renvoyer les employés en formation pour qu’il soit prêt et faire reconnaître leur talent.

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